Il primo contatto con il cliente: l’importanza della e-mail

Chi fa il mio lavoro lo sa, il primo contatto con il cliente è fondamentale: è lo strumento con cui presento me stessa in quanto professionista e la mia azienda, Webbdone. Mi capita di mandare molte email a indirizzi generici di marketing oppure ad account il cui nominativo è stato fornito da un numero di centralino (ma questo non sempre capita, spesso le policy aziendali non lo permettono). Di queste, ricevo risposta solo ad una parte e allora il dubbio che nasce è: perchè non rispondono? Avrò sbagliato qualcosa? Forse preferivano che dessi loro del tu?
Nel settore digital, non capiterà quasi mai di avere il primo contatto direttamente con il CEO: nella maggior parte dei casi, l’interlocutore è l’ufficio marketing, composto perlopiù da ragazzi giovani, che hanno alle spalle un percorso formativo nell’informatica e diversi anni di lavoro in agenzie dove lavorano tanto e fino a tardi (e probabilmente nell’azienda per cui lavorano fanno ancora le 10 di sera). Ne deriva che, in mezzo al marasma di cose che hanno da fare, non sempre trovano il tempo di leggere tutte le email che ricevono. Quindi come catturare la loro attenzione?
Leggo spesso il blog di Luisa Carrada, che è stato anche fonte di ispirazione per la mia laurea magistrale Le nuove forme di scrittura digitale: il crowdsourcing su Internet. I content market di Populis Create e O2O: ho acquistato due dei suoi libri e nel blog fornisce diverse indicazioni utili per chi è particolarmente legato alla scrittura (come la sottoscritta).
Tra questi, ho trovato ottimi spunti in “Scrivere un’email” che condivido pienamente. In sintesi:

  • oggetto accattivante: “breve, esplicito e il più possibile preciso
  • testo breve e asciutto: “Nessuno ha più voglia e tempo di scorrere fino alla trentesima riga per sapere quello che intendete comunicare
  • struttura impaginata: “Una schermata piena di parole tutte uguali, senza stacchi, è destinata a scoraggiare chiunque
  • link per alleggerire il messaggio e catturare l’attenzione: “il colore diverso già attira l’occhio e pochi resistono alla tentazione del clic
  • firma completa di tutte le info di contatto
  • revisione finale: “Anche l’email ha bisogno di editing e di revisione

Infine, il punto che più mette in difficoltà chi si trova a interfacciarsi con un nuovo cliente: il tono. “Informale ma non troppo” sintetizza l’approccio con cui anche io affronto le mie email e telefonate. Carrada usa il termine “progettazione” perchè, in effetti, si tratta di strutturare un testo aziendale e non di scrivere un messaggio di Whatsapp allo zio. Per cui, nelle email che scrivo tendo ad augurare il buongiorno/buonasera e cerco sempre un interlocutore che chiamo per nome: del resto anche i dottori in ingegneria ne hanno uno.

Commento (3)

  • Il potere di una e-mail: perchè è importante scriverla bene | marianna siani| Novembre 16, 2016

    […] un mio precedente articolo, “Il primo contatto con il cliente: l’importanza delle e-mail” avevo già elencato le caratteristiche fondamentali, tratte da un testo di Luisa Carrada. A […]

  • Come aumentare la propria rete di contatti su Linkedin | marianna siani| Aprile 6, 2017

    […] che uno dei primi articoli che ho postato su questo blog riguardava l’importanza delle email come strumento per il primo contatto con il cliente, questo perchè, fino ad un anno fa, nel mio […]

  • Come sono sopravvissuta al Netcomm Forum 2018 [da visitatore] | marianna siani| Giugno 1, 2018

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